Numérisez vos papiers
Les papiers, encore eux ! Boîtes de rangement, classeurs, vous essayez de garder le cap de votre organisation. Mais les papiers sont fourbes et même avec un bon classement, vous êtes rapidement dépassés !
Scanner les papiers pour un vrai gain de place
Vous souhaitez désormais aller plus loin dans votre rangement après les conseils que nous avions donnés pour établir un bon classement de vos documents ? C’est possible ! Il suffit de les passer en version dématérialisée. Désormais, les documents importants vous sont envoyés en format numérique. C’est souvent le cas des banques, de votre employeur peut-être, de vos factures de téléphone, etc…
Vous pouvez donc faire la même chose de vos documents anciens que vous devez conserver longtemps. Attention cependant, les documents scannés n’ont pas la valeur d’un original en version papier. On pourra toujours vous demander l’original, donc il est hors de question de les jeter. Où est donc l’intérêt, demanderez-vous ? En cas de perte, de vol, de dégâts liés à un incendie ou une inondation, vos documents papiers peuvent se perdre, mais pas vos versions numériques.
Tous les papiers n’ont pas une importance majeure, mais vous les conservez, juste en cas de besoin. Pour ceux là, une version numérique est largement suffisante et les scanner vous permettra de vider des étagères de feuilles volantes.
Les règles à suivre pour scanner ses papiers
Scanner des papiers demande du temps et un minimum d’organisation. Car s’il n’est plus question de ranger des classeurs, il reste néanmoins à organiser les dossiers de votre ordinateur pour mieux les retrouver. Cette organisation répond au même besoin que pour les formats papiers, il suffit de ranger les documents dans l’ordre suivant : le nom de la personne concernée, la catégorie (fiche de paie, impôts, quittance de loyer, factures…) et par année pour optimiser le classement.
La liste des papiers à numériser absolument :
- Papiers d’identité de toute la famille
- Livret de famille
- Carte d’étudiant, de lycéen…
- Contrat de mariage ou de Pacs, jugement de divorce, reconnaissance de dettes…
- Factures, garanties…
- Tout ce qui a trait à votre logement : appel de charges, états des lieux, quittances de loyer…
- Carte grise de la voiture, contrat d’entretien, assurance, facture de l’achat du véhicule…
- Les papiers d’assurance de la voiture, habitation…
- Les pages vaccination du carnet de santé.
- Tout ce qui vous semble utile.
Conserver ces documents en version numérisée est une sécurité supplémentaire et vous permettra de facilité vos démarches en cas de perte.
N’oubliez pas de sauvegarder !
Une sauvegarde de ces documents sur votre ordinateur familial n’est pas suffisant. Il vous faut absolument une sauvegarde externe. Vous pouvez opter pour un service de cloud en ligne ou tout simplement conserver tout ce qui est important dans un disque dur externe, que vous prendrez soin de ranger soigneusement comme un objet précieux. Ceux qui ont perdu leurs photos de famille sur les ordinateurs savent que cette double sécurité de sauvegarde n’est pas facultative.
L’équipement n’est, en plus, plus très onéreux. Les imprimantes multifonctions, avec un scanner intégré donc, sont abordables à tous les budgets, tout comme les disques durs externes.
Alors, vous n’avez plus d’excuses pour ne pas passer à la numérisation de vos documents !
